Hopp til hovedinnholdet

Personvernerklæring

Denne personvernerklæringen forteller om hvordan Helfo samler inn og bruker helse- og personopplysninger. Målet er å gi overordnet informasjon om vår behandling av personopplysninger.

Personvernregelverket skal verne fysiske personer og sikre at behandlingen har lovlig behandlingsgrunnlag ved behandling av personopplysninger. Med personopplysninger menes enhver opplysning som kan identifisere deg som person. Anonyme data er ikke underlagt denne reguleringen.  

Ansvar for personopplysninger

Personvernerklæringen inneholder opplysninger om når vi samler inn personopplysninger og generell informasjon om hvordan vi behandler helse- og personopplysninger. Informasjonen skal oppfylle kravene som personvernforordningen stiller i artikkel 12, 13 og 14 om informasjon til den registrerte.

Vi må følge personopplysningsloven, forvaltningsloven, arkivloven og offentlighetsloven, slik at alle personopplysninger blir behandlet på en lovlig måte. Vi skal ikke innhente flere opplysninger om deg enn det som er nødvendig, og opplysningene som hentes inn skal bare brukes til det formålet de er innhentet for, med mindre vi har lovlig grunnlag til å bruke dem til andre formål. 

Helfo er Helsedirektoratets ytre etat, og dette har betydning for fordelingen av behandlingsansvaret. Helfo er behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger på områdene som faller utenfor områdene der Helsedirektoratet er behandlingsansvarlig, se Helsedirektoratets personvernerklæring under overskriften "Når behandler Helsedirektoratet personopplysninger" og "Helfo for Helsedirektoratet". 

Helsedirektoratet er behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger som gjøres i forbindelse med stønad til nødvendige utgifter til helsetjenester etter folketrygdloven kapittel 5. Dette behandlingsansvaret fremgår av folketrygdloven § 21-11 a, syvende ledd. Helsedirektoratet har tjeneste- og systemeieransvar for de IKT-systemene Helfo benytter, og dermed behandlingsansvaret for Helfos IKT-løsninger. Som ytre etat forvalter Helfo ordningene etter fullmakt og instrukser fra Helsedirektoratet. 

Når behandler Helfo personopplysninger?

Nyhetsbrev

På helfo.no kan du registrere deg og få tilsendt våre nyhetsbrev. Du registrerer din e-postadresse, og får dermed beskjed via e-post når vi informerer i nyhetsbrev om nyheter og endringer på valgte fagområder. Behandlingsgrunnlaget for behandling av e-postadressen din i tilknytning til nyhetsbrevet er samtykket du gir ved påmelding til nyhetsbrevet, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 a.

Opplysningene du registrerer benyttes kun til nyhetsbrevet. Det er kun administratorer som får tilgang til opplysningene. Du kan når som helst melde deg av tjenesten. Informasjonen du har registrert blir da slettet.

Sosiale medier

Helfo har etablert egne sider/profiler på sosiale medier (Twitter, Vimeo og LinkedIn). Vi har kun tilgang til den informasjonen som enkeltpersoner selv registrerer som offentlig i sosiale medier. 

Opplysningene kan slettes av den enkelte selv. 

Henvendelser fra media

Helfo har et eget arbeidsverktøy for administrasjon av mediehenvendelser. Vi registrerer henvendelsene fra journalister for å kunne finne tilbake til svar vi har gitt tidligere.

Vi logger dato, medium, navn på journalist, telefonnummer og e-postadresse, samt hva saken gjelder og eventuell e-postutveksling. Opplysningene brukes kun internt i Helfo og Helsedirektoratet, og det skjer ingen utlevering av disse opplysningene. 

Helfo samarbeider tett med Helsedirektoratet i mediesaker når henvendelsene handler om saker som ligger til både Helsedirektoratets og Helfos ansvarsområder.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 e.

Spørreundersøkelser

Når vi gjennomfører en spørreundersøkelse, vil vi alltid informere om formålet med den, og hvorvidt den er anonym eller ikke. Helfo deler ikke opplysningene med andre eller bruker opplysningene til andre formål enn det som er angitt. Vi benytter vår databehandler Questback til å sende ut undersøkelser. 

Dersom undersøkelsen er anonym, vil hverken Helfo eller Questback samle inn noe informasjon som kan kobles til deg.

Dersom undersøkelsen ikke er anonym, kan Helfo og Questback koble e-postadressen til besvarelsene for å kunne gi deg en påminnelse eller oppfølgingsundersøkelse basert på tidligere svar. 

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 a, hvor du samtykker til vår behandling av opplysninger om deg.

Besøk i Helfos lokaler

Dersom du besøker Helfo, blir du bedt om å registrere deg som besøkende. Av sikkerhetsgrunner ønsker vi å vite hvem som er i våre lokaler til enhver tid og hvem de skal til, for eksempel hvis bygningen må evakueres ved brann. Personopplysningene blir ikke utlevert til andre.

Ved vårt kontor i Tønsberg har vi en elektronisk besøkskalender for forventet besøk. Personopplysninger som registreres i denne, slettes daglig.

Behandlingsgrunnlaget for registrering av besøkende er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å ivareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å sikre tilgangen til Helfos lokaler.

Kamera utenfor lokalene

Huseier Helfo leier lokaler av i Tønsberg har videoovervåkning av inngangspartiene. Opptakene slettes etter 7 dager. 

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f, som tillater behandling av opplysninger som er nødvendig for å ivareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er sikkerhetsmessige hensyn.

Henvendelser på e-post eller telefon

Helfos medarbeidere benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet. 

Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av saksbehandling blir arkivert. Disse opplysningene behandles som beskrevet under «Arkiv». 

Helseopplysninger og andre sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post. Vi gjør oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert, og ber om at du ikke sender fødselsnummer, taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger til oss via e-post.

Den enkelte medarbeider er ansvarlig for å slette e-postmeldinger som ikke lenger er aktuelle. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer.

Helfo har et sentralbord som kun mottar administrative henvendelser. Ingen informasjon fra samtalene blir loggført. 

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. 

Ved kontakt med veiledningstjenestene Helfo betjener, se Helsedirektoratets personvernerklæring. 

Jobbsøkere

Dersom du søker jobb i Helfo, trenger vi å behandle opplysninger om deg for å vurdere din søknad.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b, behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale den registrerte er part i, eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse. Dersom søknaden din inneholder særlige kategorier av personopplysninger, er behandlingsgrunnlaget vårt personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 b og h.

Alle stillingssøknader blir journalført i Helfos arkivsystem.  

Ansatte

Helfo behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønns- og personalansvar. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel personalia, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune, bidragstrekk, påleggstrekk og fagforeningstilhørighet. I tillegg er alle ansatte oppfordret til å registrere kontaktopplysninger til nærmeste pårørende, til bruk ved for eksempel ulykke. Opplysninger om ansatte og deres husstand registreres i fagsystemene for nødvendig tilgangsstyring. I tillegg kan den enkelte ansatte selv velge om det er andre nærstående som skal tilgangsstyres på samme måte. 

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b, behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale den registrerte er part i.

På våre interne sider er det mulig å søke etter ansatte ved navn.

Personopplysninger som anses som en del av regnskapsmaterialet, skal som hovedregel oppbevares i 10 år. Plikten til oppbevaring følger av reglement for økonomistyring i staten. Sletterutiner for øvrige personopplysninger følger arkivlova. Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområde regnes som offentlige opplysninger.

Arkiv

Helfo behandler personopplysninger som er nødvendig for å utføre samfunnsoppdraget, herunder forvaltning av oppgjør til behandlere, leverandører og tjenesteytere, samt stønad til privatpersoner. 

Når du søker om en tjeneste eller ytelse, vil opplysningene du oppgir bli benyttet i saksbehandlingen. Vi lagrer opplysninger som vil være relevant for svaret og selve svaret fra Helfo. Registrering, lagring og oppbevaring av opplysninger relevant for saksbehandlingen skjer i henhold til arkivloven med tilhørende forskrifter.  Helfo bruker et arkiv- og saksbehandlersystem som følger offentlige arkiv standard (NOARK) med elektronisk journalføring og elektronisk lagring av dokumenter. Norsk helsenett (NHN) er databehandler. Det er etablert særlige sikkerhetstiltak og rutiner for svært beskyttelsesverdig informasjon i arkivet, som for eksempel helseopplysninger og andre sensitive personopplysninger. 

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 c, nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse.

Innsyn i personopplysninger

Du har rett til innsyn i personopplysningene som er registrert om deg. Helsedirektoratet er behandlingsansvarlig for store deler av de personopplysningene Helfo behandler, se beskrivelsen over under overskriften "Ansvar for personopplysninger". Dette innebærer at dersom du ønsker innsyn i opplysninger i forbindelse med opplysninger der Helsedirektoratet er behandlingsansvarlig, må du ta kontakt med Helsedirektoratet. Se Helsedirektoratets personvernerklæring for hvordan du skal gå frem for å få innsyn i de opplysningene du ønsker.

Dersom du ønsker innsyn der hvor Helfo er behandlingsansvarlig, kan du sende innsynskrav til Helfo, postboks 2415, 3104 Tønsberg. Du må oppgi fødselsnummer. Svaret vil bli sendt til din folkeregistrerte adresse. 

Du kan be oss rette eller supplere opplysninger om deg. I gitte situasjoner kan du be oss slette opplysninger om deg. 

Kontaktinformasjon

Personvernombud

Av organisatoriske grunner har Helfo felles personvernombud med Helsedirektoratet. Henvendelser til personvernombudet sendes til: [email protected]

Personvernombudet bistår med ivaretakelse av rettigheter for den som har opplysninger registrert hos virksomhetene. Prinsippene for håndtering av helse- og personopplysninger på e-post og telefon gjelder også for kommunikasjon med ombudet (se «Behandling av personopplysninger ved henvendelser på e-post eller telefon»).

Først publisert: 21.02.2019

Skriv ut/Lag PDF er midlertidig deaktivert